Projekt: e-Billing Lösung
Kunde: G. Umbreit GmbH & Co. KG
Realisiert durch: eviatec Systems AG

Anforderung:
Der Pressegrossist und Zwischenbuchhändler G.Umbreit GmbH & Co. KG suchte nach einer Lösung für den gesetzeskonformen Rechnungsversand per E-Mail. Die Rechnungen sollen damit automatisch, schnell und rechtssicher signiert werden, der interne Aufwand dadurch reduziert, der Kundenservice dagegen maximiert werden.

Lösung:
Für den gesetzeskonformen Versand per E-Mail, als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Empfänger, wurde von der eviatec Systems AG bei der Umbreit GmbH & Co. KG die e-Billing Lösung eviatecSign installiert. So wird die Rechtsgültigkeit selbst beim Ausdruck der Rechnungen sichergestellt. Es wird mit einem 2D-Barcode gearbeitet, dessen Authentizität und Integrität durch eine kostenfreie Software geprüft werden kann.

Der Prozess des elektronischen Rechnungsversandes umfasst sieben Stufen:

1. Rechnungserstellung: Bei der G. Umbreit GmbH & Co. KG werden die Dokumente auf einem Großrechner generiert.
2. Signierung: Der digiSeal-Server übernimmt nach der Generierung des Dokuments die automatisierte, qualifizierte, personenbezogene Signierung.
3. Speicherung als 2D-Barcode: Der 2D-Barcode speichert sämtliche Rechnungs- und Signaturdaten.
4. Versand: Die signierte Rechnung, ein mit einem 2D-Barcode versehendes PDF, wird via SMTP per E-Mail an den Empfänger verschickt.
5. Archivierung: Die Archivierung der Ausgangsdokumente erfolgt einschließlich der Signaturen automatisch gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.
6. Rechnungseingang: Die Rechnungsempfänger erhalten die Dokumente per E-Mail als angehängte, signierte PDF-Datei.
7. Prüfung: Das Prüfverfahren basiert auf der frei verfügbaren Standardsoftware digiSeal reader oder automatisiert über den Verifikationsserver digiSeal verifier.

Die niedrigen Projektkosten lassen einen Rücklauf der Investition von unter einem Jahr erwarten. Die Einsparungen von Papier schonen außerdem die Umwelt.

Kunde:
Die G. Umbreit GmbH & Co. KG in Bietigheim-Bissingen besteht aus den Unternehmensbereichen Pressegrosso und Zwischenbuchhandel. Während das Pressegrosso als Zeitschriftenlieferant das Gebiet zwischen Bad Mergentheim und Stuttgart bedient, liefert der Zwischenbuchhandel Bücher nach ganz Deutschland und nach Luxemburg. 350 Mitarbeiter sorgen für die Belieferung von ca. 1.800 Kunden im Buchgroßhandel und ca. 1.900 Kunden im Pressegrosso. Im Bereich des Buchgroßhandels verschickt das Unternehmen pro Jahr etwa 130.000 Rechnungen.
"Es ist erstaunlich wie wenig Rückmeldungen wir von unseren Kunden über Probleme erhalten haben. Selten, dass ein Projekt dieser Größe so unproblematisch verlief.“ Silke Huber, Umbreit.

eviatec Systems AG:
Die in Ludwigsburg ansässige eviatec Systems AG bietet ihren Kunden IT-Betreuung aus einer Hand. Schwerpunkte des Lösungsportfolios sind Branchenlösungen, Systeme für Archivierung,  Business Intelligence und Dokumenten Management, sowie Lösungen zur Datensicherheit, Prozessoptimierung und Systemintegration.